Comunicação entre secretarias: a ausência de alinhamento e articulação nas prefeituras

Este conteúdo explora um dos principais problemas nas prefeituras pelo país: a ausência de alinhamento e comunicação entre equipes de diferentes projetos e secretarias. Em Jundiaí (SP), um exemplo de boa prática, a prefeitura apostou na estruturação de uma gestão governamental em plataformas.

A falta de comunicação entre secretarias

É comum que as prefeituras sejam divididas em secretarias, estrutura pensada para melhor organizar as principais demandas de cada município.

Acontece que esse modelo faz com que, muitas vezes, essas secretarias não conversem entre si, o que gera um problema:

• Ações não articuladas e não tão efetivas como poderiam ser;

• Retrabalho e mais gastos;

• Cada política sendo tratada isoladamente;

• Além de afetar a qualidade do serviço entregue ao cidadão.

Como ocorre a falta de comunicação entre secretarias?

Na prática, cada secretaria ainda trabalha de forma isolada, pensando em seus próprios assuntos e pautas.

Existe ainda o consenso equivocado de que trabalhar em equipe e pensar também nas demandas das outras secretarias é pouco prático e complexo.

“Trabalhar em equipe pode parecer mais difícil porque você tem que estar disponível para ouvir o outro, para mudar e alterar suas ideias. Isso é um exercício, não é algo simples”, afirma Sylvia Angelini, que atualmente atua como Diretora de Urbanismo na Prefeitura de Jundiaí.

“Fazer sozinho é mais fácil, mas é mais eficiente fazer junto”, completa Sylvia, ao explicar que, em conjunto, o planejamento pode ser mais trabalhoso, mas as ações costumam ser mais ágeis e gerar melhores resultados.

Qual é o papel das lideranças na comunicação entre secretarias?

Tadeu Saravalli é Assessor Técnico de Gabinete na Secretaria de Desenvolvimento Econômico do Estado de São Paulo. Ele, que já trabalhou também nas gestões dos municípios de Bauru e Birigui, relata que a falta de alinhamento entre as equipes é um problema comum, que tem origem no líder, quando este não consegue fazer uma boa articulação, o que acaba causando ruídos e dificuldades de comunicação.

Para ele, quando a liderança é eficiente, uma maior interligação entre as secretarias acontece. “É preciso que o líder tenha pulso firme e autoridade para controlar o secretariado, claro que democraticamente, sem virar um ditador.”

Para Tadeu, o modelo de gestão, dividido em secretarias, não pode ser apontado como o responsável pela falta de comunicação.

“As áreas são formadas pelas pessoas, então eu acredito que o diferencial seja uma boa gestão de pessoas.” Nesse ponto, ele acredita que um bom líder é aquele que consegue escolher seus secretários também pelo mérito e pela sua capacidade técnica, para além do lado político. “Ao invés de competirem entre si, todos precisam entender que trabalham por um objetivo comum, que é oferecer um serviço de qualidade para o cidadão.”

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Quais são os impactos da não comunicação entre secretarias?

Os impactos de uma gestão que não é integrada interferem na qualidade do serviço público oferecido à população, inclusive atrasando os processos. Para o responsável por Novos Negócios no CLP, José Henrique, os principais impactos dessa desarticulação são:

• Concorrência entre equipes, onde cada um quer entregar o seu (ego), independente do resto (desarticulação);

• Conflitos pela distribuição de recursos;

• Resistência às pautas das outras secretarias;

• Ausência de visão do todo;

• Morosidade, atrasos e não realização nas entregas;

• Projetos que não saem do papel;

• Menos inovação;

• Retrabalho e mais gastos.

Como melhorar a comunicação entre secretarias?
Algumas ações podem ajudar na questão da articulação entre as diferentes pastas, como:

1. Uma das saídas para resolver a falha de comunicação entre as secretarias é apostar na intersetorialidade, com um plano de ações articuladas entre as secretarias para alcançar um efeito sinérgico. A intersetorialidade altera a lógica da organização e seu processo de trabalho, propondo a partilha dos projetos entre os diversos atores organizacionais — levando em conta que esses profissionais têm diversas formações —, pois é deles que vai depender a eficácia do serviço;

2. Trabalhando em rede, evita-se a fragmentação e o paralelismo das ações, o que gera resultados mais eficientes e entrega de melhores serviços ao cidadão;

3. Investindo em capacitações do time que tragam não só o aprimoramento das questões técnicas, mas também, trabalhem a interação entre equipes e entendimentos dos desafios de forma macro. O Conexão Pública é um exemplo de programa que auxilia gestores públicas e suas equipes na resolução dos principais desafios da gestão.

4. A aproximação entre o governo e o cidadão também é fundamental para identificar os problemas e propor soluções integradas.

Para José Henrique Nascimento, alguns processos podem ser revistos, em prol da intersetorialização: implantar modelos de licitação onde as secretarias vejam que tipo de material podem compartilhar com outras e o que é preciso pedir em conjunto, unificar sistemas internos e procedimentos de RH e compartilhar verba entre as áreas, por exemplo.

Boas práticas na comunicação entre secretarias: o caso de Jundiaí (SP)

Em Jundiaí (SP), uma mudança de gestão tem conseguido proporcionar uma maior articulação entre as secretarias.

Lá o governo foi estruturado em plataformas agrupando secretarias afins, que passaram a se chamar unidades de gestão. O objetivo dessas unidades é trabalhar ações de forma conjunta, diminuindo a desarticulação.

As pastas possuem cronogramas associados e se reúnem semanalmente, para discutir a coerência das ações e definir o que deve e o que não pode acontecer.

Essa articulação resultou na criação da Política Pública da Criança na Cidade, que nasceu como uma ação da Plataforma de Planejamento Urbano e hoje, envolve diferentes plataformas de governo. Trata-se de uma requalificação urbanística a partir das escolas, envolvendo outros setores, como a saúde e a educação. Foi eleito um comitê, formado por crianças de 9 a 8 anos, que se reúnem mensalmente para falar sobre as questões urbanas. Ao final elas vão apresentar três projetos de ações e o prefeito já se comprometeu a executar umas delas.

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